Założenie firmy, której celem będzie świadczenie usług przewozu osób, wiąże się z posiadaniem wielu uprawnień, zezwoleń i licencji. Licencja na prowadzenie tego typu działalności, jest przyznawana na okres czasu od 2 do 50 lat. Aby uzyskać licencję, konieczne jest spełnienie wielu warunków.
Przede wszystkim, istotne jest, by zarządca (lub zarządcy) firmy, posiadali odpowiednie i ważne certyfikaty kompetencji zawodowych.

Usługi, jakie oferuje firma transportowa, polegają na przewożeniu ustalonej ilości osób za granicę. Jest to odpowiedzialna profesja, do prowadzenia której należy się odpowiednio przygotować. Zarządca firmy nie może mieć zakazu wykonywania działalności o charakterze przewozu osób. Nie może on być skazany wyrokiem prawomocnym sądu, za przestępstwa karne skarbowe lub przeciwko komunikacji itp.
Aby legalnie prowadzić firmę przewozu osób, przynajmniej jedna osoba z zarządu firmy, musi posiadać istotne certyfikaty kompetencji zawodowych. Certyfikat taki można otrzymać, jeśli posiadamy odpowiednią wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie. Właściciel firmy musi mieć ukończone kursy oraz szkolenia.

Istotna jest również znajomość przepisów ruchu drogowego zarówno w Polsce, jak i w krajach, do których organizowany jest transport. Równie ważne jest przestrzeganie przepisów drogowych oraz świetna znajomość topografii trasy, jaką poruszają się kierowcy. To samo tyczy się umów międzynarodowych, przepisów celnych oraz warunków i dokumentów, jakie należy posiadać, by móc przewozić osoby za granicę. Prowadzenie firmy transportowej jest szczególnie wymagające – tuż przed rozpoczęciem działalności, właściciel musi mieć zapewnione zabezpieczenie finansowe.
Otrzymanie licencji wiąże się ze spełnieniem kilku podstawowych warunków. Po pierwsze – firma musi posiadać siedzibę, która będzie się mieścić w danym państwie (w Polsce lub w kraju, do którego organizowany jest transport). Poza tym, firma musi cieszyć się uznaniem i mieć dobrą reputację wśród klientów i firm partnerskich. Istotne jest stabilne zaplecze finansowe, które umożliwi rozpoczęcie działalności oraz stały rozwój firmy. Zarządcy i pracownicy firmy muszą również posiadać ważne certyfikaty dotyczące kompetencji zawodowych.

Obowiązki pracodawcy

Właściciel firmy transportowej ma wiele obowiązków nie tylko względem klientów, ale i pracowników oraz pojazdów. Zarządca firmy musi bowiem wysyłać swoich pracowników na regularne badania lekarskie i psychologiczne. Dodatkowo, jego obowiązkiem jest przeprowadzanie przeglądów wszystkich pojazdów. Oprócz tego, zarządca firmy jest odpowiedzialny za dokumentację związaną z założeniem i prowadzeniem firmy (np. KPiR).

Wymagane środki transportu

Każda firma transportowa, która oferuje przewóz osób za granicę, musi dysponować odpowiednimi pojazdami. Właściciel musi wyposażyć swoją firmę we właściwe pojazdy. Najczęściej spotykanymi pojazdami w transporcie osób, są autokary, busy oraz samochody osobowe. Ich ilość powinna być dopasowana do zakresu działania firmy oraz od obrotów osiąganych rocznie. Każdy pojazd wykorzystywany na potrzeby zarobkowe, musi być w bardzo dobrym stanie. Właściciel firmy musi również zadbać o regularne dokonywanie przeglądów.

Wymagania odnośnie pracowników

Kierowcy, którzy są zatrudniani w firmie oferującej przewóz osób za granicę, również muszą mieć specjalne uprawnienia oraz spełniać odpowiednie warunki. Kierowca musi mieć ukończone 21 lat, ważne prawo jazdy odpowiedniej kategorii (nie zawsze wystarczy kategoria B), ukończone kursy i szkolenia oraz pozytywne badania lekarskie i psychologiczne.

Wszystkie powyżej wymienione aspekty nakładają się na jakość działania firmy. Zarówno pracodawca, zarządcy firmy oraz jej pracownicy, muszą posiadać ważne certyfikaty oraz uprawnienia.